CONOZCA LAS LEYES SOBRE
MANEJO DE INFORMACIÓN

Prof. Anitza I. Marty-Alicea, Instructora
Departamento de Administración de Sistemas de Oficina

Facultad de Administración de Empresas

Recinto de Río Piedras

Universidad de Puerto Rico

 

Publicado en la Revista Negocios,
del
Periódico El Nuevo Día,

el 22 de abril de 2007, página 17.
 

 

  

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En los negocios se mantienen archivos, bases de datos y expedientes electrónicos para manejar y transmitir de forma eficaz la gran demanda de información que se genera en una oficina. Los procedimientos que cada empresa utiliza para el manejo, conservación y protección de esta información es un factor determinante para abrir nuevos mercados, expandir sus operaciones y triunfar en el mundo competitivo de hoy. Sin embargo, dentro de esos procedimientos no se consideran en ocasiones las leyes establecidas con relación al uso y manejo de documentos e información.

 

En un estudio realizado en el 1999 sobre los sistemas de archivos manuales y computadorizados en las empresas de Puerto Rico, se evidenció que hay una gran necesidad de aprendizaje sobre las leyes que aplican al área de la administración de documentos e información. El 54.4 por ciento de los encuestados en dicho estudio indicaron no tener conocimiento sobre estas leyes. 

 

Sin embargo, es importante que cada uno de los empleados de oficina que crean, procesan, manejan o necesitan información para llevar a cabo sus funciones, conozcan lo que establecen las leyes de nuestro País en relación con los documentos y la información que se generan en su centro de trabajo.  El desconocer sobre estas leyes y las fallas en su cumplimiento puede acarrear serios problemas, con resultados altos en costos y que afectan la imagen de la empresa. Aún más, el incumplimiento de estas leyes puede provocar que las empresas se vean involucradas en litigios y otras acciones legales.

           

        Algunas de las leyes vigentes en nuestro país que regulan el uso, manejo y conservación de la información son:

 

Ley Núm. 5 del 8 de diciembre de 1955, según enmendada, también conocida como la Ley de Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico.

 

        Esta Ley se aprobó con el propósito de establecer un programa sistemático para la conservación de documentos que en consideración a su valor histórico, legal, administrativo o informativo, merecen conservarse por mucho más tiempo. También tiene el fin de eliminar aquellos documentos que carecen de valor permanente y que han perdido ya toda utilidad administrativa. Aplica esta Ley a  todas las ramas e instituciones del gobierno de Puerto Rico y de las municipalidades.

 

Ley de Privacidad de Información de 1974

 

       Esta Ley tiene el fin el proteger y controlar la información de las personas que puede estar accesible a otras.  Se requiere la autorización de la persona para que las instituciones tengan acceso a su información privada.

 

Ley de Libertad de Acceso a la Información Personal de 1979

 

       Garantiza el derecho de los individuos a conocer y solicitar la información que sobre ellos se mantiene en los archivos de oficinas de abogados, oficinas médicas, en los tribunales de justicia, hospitales, entre otros.  También les da derecho a leer la información personal que se halla en las oficinas de consejeros, instituciones educativas, instituciones de crédito y en sus expedientes de empleo.  Claro está, a la persona que le interese una copia de su expediente deberá pagar los cargos correspondientes.

 

Ley de Informes Justos en Materia de Crédito de 1971

 

       Esta Ley tiene como propósito, entre otras, proteger a los consumidores contra la divulgación de datos erróneos y obsoletos, y regular el acceso a información de crédito.  Se asegura que las agencias que suministran datos sobre los consumidores ejerzan su responsabilidad de forma justa y equitativa.  Las agencias pueden proveer información de crédito sólo si cuentan con la autorización del consumidor.

 

Ley HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) de 1996, efectiva en 2003

 

       Esta Ley establece que el acceso y manejo de los expedientes y de las notas médicas está limitado al personal autorizado. El empleado sólo podrá tener acceso a la información que se requiere para cumplir con los objetivos de su puesto.  Es necesario mantener el consentimiento del paciente relativo a la divulgación de su información. Aplica esta Ley, entre otros, a los proveedores de servicios de salud, planes médicos y oficinas de facturación de planes médicos.

 

        El personal de la oficina responsable del manejo y conservación de documentos es un recurso clave para ayudar a proteger y prevenir a la empresa de posibles violaciones a éstas y a otras leyes.  El conocimiento que se tenga de estas leyes le servirá para asesorar a sus patronos respecto a qué medidas se deben tomar en el manejo y conservación de la información, que es un recurso vital en toda empresa.

 

         

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de la Universidad de Puerto Rico, Recinto de Río Piedras, como parte de un proyecto de investigación
 con la empresa Saynet, Inc.

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